Vậy vận hành công ty mới như thế nào là hiệu quả, như thế nào để công ty hoạt động một cách vững mạnh từ những bước đầu tiên. Cùng tham khảo trong bài viết sau. 1. Hoạch định kế hoạch hợp lý Mỗi doanh nghiệp khi bước chân vào thị trường trước hết cần phải có được một bản kế hoạch cụ thể rõ ràng. Nhưng 5 yếu tố sau sẽ giúp bạn vận hành doanh nghiệp vừa và nhỏ phát triển bền vững. Để bắt đầu kinh doanh thì bạn cần biết hoạt động kinh doanh là gì? Kinh doanh là các hoạt động đầu tư, sản xuất mua bán, cung ứng dịch vụ do các chủ thể kinh doanh tiến hành một cách độc lập với mục đích tạo ra lợi nhuận. Doanh nghiệp gặp khó khi vận hành trở lại . TP HCM Thiếu lao động, chi phí xét nghiệm lớn, hiệu suất giảm, gián đoạn sản xuất là những nỗi lo thường trực của các doanh nghiệp sau gần một tháng hoạt động trở lại.. Để đảm bảo theo đúng bộ tiêu chí an toàn sản xuất của thành phố khi công ty hoạt Quản lý Doanh nghiệp Nhỏ 1. Xin giấy phép. Nhớ đăng ký và xin giấy phép kinh doanh cho doanh nghiệp nhỏ tại cơ sở quy định trong ngành của bạn. 2. Chứng thực nhân viên. Tuyển các cá nhân có bằng cấp liên quan tới lĩnh vực của doanh nghiệp như bằng kế toán công 3. Luôn luôn sắp xếp. Sắp xếp thời Quy trình sáu bước thực hiện để thiết lập hệ thống: 1. Khảo sát đánh giá và thu thập thông tin 2. Phân tích để xác định các nguyên nhân 3. Đề xuất giải pháp và chương trình thực hiện 4. Thiết lập hệ thống, công cụ và các giải pháp 5. Đào tạo và vận hành hệ thống vừa thiết lập 6. Theo dõi, đo lường đánh giá và điều chỉnh 4a2evtz. 75 / 100 “Con đường nào để các Doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể tồn tại và thành công?” đây là câu hỏi của nhiều chủ doanh nghiệp hiện nay. Đó có thể đổi phương thức kinh doanh để phù hợp với thời đại Covid- 19 hay có thể là đổi mới tư duy quản trị sáng tạo trong cách thức tổ chức hoặc triển khai sản phẩm mới… Nhiều hình thức khác nhau để giúp doanh nghiệp mình tồn tại. Nhưng 5 yếu tố sau sẽ giúp bạn vận hành doanh nghiệp vừa và nhỏ phát triển bền bắt đầu kinh doanh thì bạn cần biết hoạt động kinh doanh là gì?Kinh doanh là các hoạt động đầu tư, sản xuất mua bán, cung ứng dịch vụ do các chủ thể kinh doanh tiến hành một cách độc lập với mục đích tạo ra lợi nhuận. Có thể nói đơn giản nhất là “Làm kinh doanh tức là một quy trình lập đi lập lại để tạo ra sản phẩm có giá trị tới tay khách hàng nhầm mục đích để kiếm tiền. Và kỳ vọng của các chủ doanh nghiệp đó là có thể mang lại đủ lợi nhuận, làm cho bản thân hạnh phúc, để tiếp tục duy trì và phát triển doanh yếu tố quan trọng mà bất kỳ công ty hay doanh nghiệp này cũng phải làm thật tốt nếu không muốn sụp đổ hoặc không kiếm được tiền. Việc doanh nghiệp bạn có phát triển bền vững hay không phụ thuộc vào quy trình sau1 Tạo ra giá trị khám phá ra đúng điều khách hàng cần, cung cấp giải pháp dưới dạng một sản phẩm hoặc một dịch vụ hữu hình để phục vụ họ.2 Tiếp thị Marketing thu hút sự chú ý của khách hàng vào sản phẩm và kích cầu sản phẩm bạn vừa tạo ra.3 Bán hàng Chuyển khách hàng tiềm năng thành người trả tiền.4 Chuyển tải giá trị Chuyển cho khách hàng những gì bạn đã hứa và biết rằng khách hàng cũng hạnh phúc khi sử dụng sản phẩm của bạn5 Tài chính kiếm đủ tiền để bạn tiếp tục làm việc và cảm thấy hạnh phúc vì điều trình trên phải được tương tác với nhau và không được để bất kỳ bước nào gặp vấn đề, nếu không bạn sẽ gặp rắc rối ngay lặp bạn làm kinh doanh tức là bạn sẽ tạo ra một quy trình, tạo ra một cỗ máy. Có thể ban đầu bạn hạn hẹp về tiền bạc và con người, nên bạn là một phần trong cỗ máy đó. Lúc này, bạn là chuyên gia trong vài khâu, dần dần bạn tìm ra được những người khác phụ trách những khâu còn lại, và thay thế luôn vai trò của mình trước bạn là chủ hãy phân biệt rạch ròi bạn là người tạo ra cỗ máy chứ không phải là một mắc xích của một cỗ máy. Và tại một thời điểm nào đó bạn đều có thể thay thế được tất cả các bộ phận kể cả đó là bộ phận của bạn. Và công việc của bạn là hãy học cách quản lý nhân sự tốt nhất, xây dựng uy tín cho bản thân để những người giỏi nhất sẽ tình nguyện làm việc cho thêm Khóa học quản trị kinh doanh ngắn hạn tốt nhất dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏTóm lại, những điểm cốt lõi cần phải nhớ khi vận hành doanh nghiệp vừa và nhỏ phát triển bền vững thì bạn cần phải chú ý Điểm cốt lõi thứ nhất là bạn phải xây dựng doanh nghiệp thành một cỗ máy tốt nhất chứ không phải bạn là một bộ phân tốt nhất trong cỗ máy. Đừng nhầm lẫn điều này, vì có thể chính bạn là rào cản của doanh nghiệp và bạn mãi mãi không thể là người chủ mà bạn chỉ là người làm thuê do chính công ty của cốt lõi thứ hai đây là thời đại kỷ nguyên số, khách hàng tiềm năng hoạt động trên internet rất nhiều, chỉ số tự tin của họ cũng rất cao. Với vũ khí thông tin trong tay, nên khách hàng đòi hỏi sự tôn trọng từ các thương hiệu. Và hành trình từ khách hàng tiềm năng để chuyển đổi thành người chi tiền cho sản phẩm của mình khó khăn hơn nhiều. Và khi khách hàng đã hài lòng về sản phẩm, thì chính họ sẽ ủng hộ và quảng báo cho thương hiệu của chúng ta. Cũng trong thời đại này, vai trò của mạng xã hội đẩy lên rất cao, và tác động rất cao đối với khách hàng. Cũng không nên bỏ qua kênh này, vì nó sẽ giúp bạn thu hút, thuyết phục khách hàng sử dụng sản phẩm của mình. Tóm lại, bài viết mình chia sẻ trên đây dù mang đậm tính chất lý thuyết, nhưng cũng là một nền tảng có thể giúp bạn sáng tạo thêm, cải tiến để phù hợp với doanh nghiệp của ơn bạn đã ủng hộ bài viết của mình.!Xem thêm về các bài viết cùng chủ đề kinh doanh trên nên kinh doanh F&B không? Kinh doanh F&B là gì và những điều cần biếtKinh doanh AirBnB là gì? Cách kinh doanh AirBnB không cần sở hữu nhà Hệ thống vận hành doanh nghiệp được ví như xương sống của tổ chức bởi nó đóng vai trò định hình cách thức các nguồn lực được sử dụng và tương tác với nhau. Muốn bộ máy doanh nghiệp hoạt động trơn tru, hiệu quả thì phải tạo dựng được nền móng vững chắc, quy củ ngay từ đầu. Vậy xây dựng hệ thống vận hành doanh nghiệp cần bắt đầu từ đâu? Những mô hình vận hành nào đang được ứng dụng phổ biến trên thế giới? Vận hành doanh nghiệp là gì? 4 trụ cột chính của hệ thống vận hành doanh nghiệp Vận hành doanh nghiệp là việc thiết kế là điều phối mọi hoạt động trong tổ chức, quyết định cách thức các nguồn lực sẽ được sử dụng và tương tác với nhau để hướng tới đạt được mục tiêu cụ thể. Có thể nói, hệ thống vận hành chính là mạch máu của mỗi doanh nghiệp bởi nó đóng vai trò định hướng, dẫn dắt bộ máy tổ chức làm việc hiệu quả và sản sinh ra giá trị. Một doanh nghiệp chỉ thực sự khỏe mạnh khi có một hệ thống quy trình vận hành bài bản, tạo tiền đề vững chắc để tồn tại và cạnh tranh trên thị trường. Ở mỗi ngành nghề, lĩnh vực sẽ có một hệ thống vận hành đặc thù riêng. Tuy nhiên, mọi hệ thống vận hành dù ở bất kỳ quy mô nào cũng đều cần phải được xây dựng dựa trên 4 trụ cột sau Quy trình Quy trình chính là mắt xích giúp cho bộ máy vận hành hoạt động trơn tru. Quy trình liên kết những hoạt động đơn lẻ, rời rạc của tổ chức thành một thể thống nhất để tạo nên những kết quả nhất định. Quy trình xác định các bước mà nhân viên cần phải tuân thủ để duy trì và đảm bảo hiệu suất làm việc. Một quy trình bài bản, rõ ràng sẽ đảm bảo các hoạt động được thực hiện đúng trình tự và giảm thiểu tối đa các sai phạm. Con người Con người là nguồn lực nòng cốt của tổ chức, và cũng chính là chủ thể chính trong hệ thống vận hành. Bởi vậy đội ngũ nhân viên cần phải được chú trọng xây dựng, trang bị đầy đủ kỹ năng và đảm bảo vững chuyên môn, nghiệp vụ. Một tổ chức chỉ vận hành hiệu quả khi các nhân viên, phòng ban đều hiểu rõ trách nhiệm cũng như nhiệm vụ của mình. Trang thiết bị, phần mềm quản trị Công nghệ và máy móc là vũ khí không thể thiếu trong vận hành doanh nghiệp. Một hệ thống vận hành nếu thiếu đi công cụ, máy móc thiết bị thì rất khó để phát triển và nâng cao năng suất lao động. Với các doanh nghiệp hiện nay thì hệ thống ERP ngày càng được ứng dụng rộng rãi. Với công nghệ thông minh, phần mềm quản trị này mang đến một cái nhìn tổng thể giúp các nhà quản lý có thể hệ thống hóa quy trình vận hành cho các phòng ban, theo dõi, đánh giá và cải tiến quy trình vận hành của bất kỳ bộ phận nào. Cơ sở hạ tầng Cơ sở hạ tầng là nền móng để xây dựng bộ máy vận hành. Cơ sở hạ tầng đóng vai trò cung cấp những điều kiện cần thiết phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó cần phải được đầu tư xây dựng bài bản, vững chắc ngay từ đầu cho doanh nghiệp có “đất” để tồn tại và phát triển. 6 Bước xây dựng hệ thống vận hành doanh nghiệp bài bản Bước 1. Xác định các hoạt động trọng yếu trong hệ thống vận hành Luồng vận hành của tổ chức được định nghĩa bởi hàng loạt các quy trình, công việc. Trong đó các hoạt động chức năng sẽ đóng vai trò chủ đạo trong hệ thống vận hành, quyết định đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Nhiệm vụ của nhà quản trị là xác định đâu là những hoạt động chính trực tiếp tạo ra giá trị và đâu là các hoạt động bổ sung, giúp “bôi trơn” bộ máy vận hành và hỗ trợ cho hoạt động chính. Thông thường, hệ thống vận hành doanh nghiệp sẽ xoay quanh các hoạt động trọng yếu sau Sản xuất Cung ứng Vận chuyển Tiếp thị & bán hàng Dịch vụ Một công thức được áp dụng phổ biến để xác định những hoạt động, chức năng trọng yếu trong mô hình kinh doanh là nguyên tắc Pareto, còn được gọi là thuyết 20/80. Nguyên tắc này chỉ ra rằng 20% hoạt động sẽ quyết định đến 80% kết quả nhận được. Dựa vào đó, nhà quản lý sẽ tập trung vào 20% hoạt động chính yếu để phát triển hệ thống vận hành doanh nghiệp. Bước 2. Xây dựng các quy trình, chính sách, tài liệu, biểu mẫu Quy trình quyết định trình tự và cách thức mà các hoạt động sẽ được thực hiện để tạo ra một kết quả đầu ra nhất định. Các nhân viên sẽ phải tuân thủ chặt chẽ và bám sát vào quy trình để tạo nên luồng vận hành đồng bộ, thống nhất trong tổ chức. Để xây dựng được một quy trình chuẩn chỉnh, nhà quản trị có thể làm theo mô hình BPM Life Cycle Thiết kế quy trình Xác định công đoạn nào cần được làm trước, công đoạn nào sẽ được thực hiện theo sau, mối quan hệ giữa các nhiệm vụ Mô hình hóa quy trình Mô hình hóa quy trình dưới dạng sơ đồ, lưu đồ với các bản vẽ minh họa và hướng dẫn cụ thể Triển khai quy trình Áp dụng quy trình vào hoạt động vận hành của các bộ phận Theo dõi, đánh giá Đánh giá chất lượng và mức độ hiệu quả của quy trình bằng cách theo dõi hiệu suất làm việc và kết quả đầu ra Điều chỉnh, tối ưu Cải tiến những điểm bất hợp lý trong quy trình Xây dựng các chính sách quy định để điều chỉnh hành vi, nhận thức của nhân viên theo đúng quy củ. Các chính sách cần được ban hành bao gồm nội quy làm việc, trách nhiệm báo cáo/ giải trình, quy định phân công công việc,… Ngoài ra, các tài liệu, biểu mẫu phục vụ cho mọi công tác vận hành cũng cần được đầu tư thiết kế để làm tư liệu cho nhân viên sử dụng cũng như minh chứng cho hoạt động của doanh nghiệp. Bước 3. Rà soát các công đoạn, yếu tố có khả năng gây sai sót Ở bước tiếp theo, cần rà soát lại toàn bộ các yếu tố trong hệ thống quản lý doanh nghiệp để tìm ra những vấn đề sai sót, có nguy cơ ảnh hưởng đến quá trình hoạt động. Để truy vấn ra nguyên nhân gốc rễ có khả năng xảy ra sai sót, nhà quản trị có thể sử dụng biểu đồ nhân quả Ishikawa mô hình xương cá. Trong đó, các nguyên nhân gây ra vấn đề được phân loại thành 6 nhóm cơ bản Con người Nguyên vật liệu Máy móc thiết bị Phương pháp Chuẩn mực, quy định Môi trường Biểu đồ xương cá Ishikawa giúp xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề Bước 4. Đề xuất phương án cải tiến, tối ưu Các phương án khắc phục những vấn đề sai sót, tồn đọng trong mô hình vận hành sẽ được phát triển dựa theo những yếu tố đã xác định được ở biểu đồ xương cá, tương ứng với tiêu chí 6M. Bước 5. Truyền thông và đào tạo nhân sự Sau khi đã hoàn thiện hệ thống vận hành, bước tiếp theo là truyền thông và đào tạo đội ngũ nhân sự – những người sẽ “kích hoạt” và đưa bộ máy vận hành vào hoạt động. Cần phải đảm bảo rằng mọi nhân viên hiểu rõ chức năng, nhiệm vụ của mình trong công tác vận hành và cung cấp mọi công cụ, chỉ dẫn cần thiết để họ có thể thực hiện một cách hiệu quả. Bước 6. Triển khai thực hiện và theo dõi, đánh giá Bước cuối cùng đó là đưa hệ thống vận hành doanh nghiệp vào thực chiến, áp dụng trong công tác sản xuất kinh doanh hàng ngày. Cần lưu ý rằng không một hệ thống vận hành nào có thể hoàn hảo ngay từ ban đầu. Bởi vậy nhà điều hành, trong vai trò là người lãnh đạo trụ cột, phải luôn theo dõi và đánh giá hiệu quả của hệ thống để có những cải tiến, thay đổi cho phù hợp với nhu cầu phát triển của doanh nghiệp. Một hệ thống vận hành chuyên nghiệp, bài bản sẽ được đánh giá dựa trên các tiêu chí sau Các hoạt động, nghiệp vụ được chuyên môn hóa. Các bộ phận, phòng ban có thể liên kết, hỗ trợ nhau thực hiện nhiệm vụ. Không có hiện tượng đứt gãy, gián đoạn quy trình. Các nguồn lực được sử dụng hiệu quả với năng suất tối ưu. Các mô hình vận hành doanh nghiệp nổi bật hiện nay Mô hình tự động, số hóa – xu thế tất yếu của quản trị vận hành Hiện nay, cùng với làn sóng chuyển đổi số mạnh mẽ trên thị trường, mô hình vận hành doanh nghiệp tự động, số hóa đang là xu thế tất yếu của quản trị vận hành. Mô hình vận hành này đã đưa các doanh nghiệp bước vào kỷ nguyên của công nghệ số với phong cách làm việc tinh gọn, hiệu quả và mạnh mẽ hơn gấp nhiều lần. Sự cải tiến lớn ở mô hình vận hành doanh nghiệp hiện đại này so với các mô hình truyền thống nằm ở 2 yếu tố Tự động hóa Tự động các khâu trong quy trình làm việc, thay thế sức người bằng máy móc và trí tuệ nhân tạo, giúp cắt giảm mọi thao tác thủ công, giải phóng sức lao động. Số hóa Số hóa mọi thông tin dữ liệu liên quan đến doanh nghiệp lên các nền tảng điện toán đám mây và hệ thống máy chủ, hướng đến xây dựng văn phòng không giấy tờ, quản lý và làm việc với thông tin dữ liệu mọi lúc mọi nơi. WFA – Mô hình vận hành doanh nghiệp của tương lai WFA Work from anywhere – làm việc ở bất kỳ đâu, đã và đang dần trở thành xu hướng vận hành doanh nghiệp phổ biến nhất hiện nay. Mô hình quản trị hiện đại này cho phép các tổ chức vận hành linh hoạt bất kể trong bối cảnh, điều kiện nào, từ đó ngăn chặn mọi rủi ro gián đoạn, đứt gãy luồng hoạt động. Các mô hình WFA được áp dụng phổ biến trên thế giới chia làm 4 loại WFH Work from home – Làm việc tại nhà Satellite Office – Văn phòng vệ tinh Neighborhood – Văn phòng chia sẻ Mobile Worker – Làm việc di động Để áp dụng thành công mô hình này, có 2 yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp cần chú tâm đó là Xây dựng mô hình quản trị nhân sự phù hợp Bởi bản chất của mô hình WFA là cho phép nhân viên được tùy chọn môi trường và không gian làm việc. Vậy nên điểm mấu chốt là làm thế nào để gắn kết đội ngũ nhân viên và đảm bảo hiệu suất làm việc ngay cả khi không gặp mặt trực tiếp. Công nghệ hỗ trợ Với mô hình WFA, công nghệ chính là yếu tố then chốt quyết định sự thành công. Bởi đó là công cụ được các nhân viên sử dụng hàng ngày để làm việc và kết nối với nhau. Để đảm bảo mô hình hoạt động hiệu quả, doanh nghiệp cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng về hệ thống mạng, đường truyền cũng như các phần mềm công việc. Nguồn Internet Dành cho CEO đang tìm kiếm mô hình tổng quan về việc thiết kế hệ thống quản trị và vận hành doanh nghiệp bài bản. Có 8 mô hình chính trong sơ đồ thiết kế hệ thống này bao gồm 1. Mô hình các yếu tố cốt lõi 2. Các mô hình phân tích, xây dựng chiến lược 3. Mô hình kinh doanh 4. Mô hình chuỗi giá trị 5. Mô hình bản đồ chiến lược 6. Mô hình tài chính 7. Mô hình xây dựng cơ cấu tổ chức 8. Mô hình lãnh đạo Và xin lưu ý với các anh chị là việc sử dụng các yếu tố trong mô hình đến mức độ nào còn phụ thuộc vào giai đoạn mà DN của anh chị đang trải qua và thường ít phù hợp với các DN đang ở giai đoạn Hạt giống Seed-up hoặc Khởi sự Start-up cần các mô hình và công cụ tinh gọn, linh hoạt hơn. Chúng ta sẽ đi qua từng mô hình nhé. 1. Mô hình các yếu tố cốt lõi Đó chính là các yếu tố Sứ mệnh; Tầm nhìn; Giá trị cốt lõi làm định hướng cho việc phát triển doanh nghiệp trong dài hạn. Sứ Mệnh trả lời câu hỏi Tại sao cần có doanh nghiệp của chúng ta? – Lý do để doanh nghiệp tồn tại và phát triển cần có cho xã hội. Để đảm bảo sự nhất trí về mục đích bên trong. – Cung cấp một cơ sở hoặc tiêu chuẩn để phân phối nguồn lực. – Thiết lập một tiếng nói chung hoặc môi trường. – Phục vụ như là một trọng tâm cho các nỗ lực của các thành viên để họ đồng tình với mục đích lẫn phương hướng. – Tạo sự thuận lợi cho việc đưa các mục tiêu vào việc phân bổ các nhiệm vụ cho các hoạt động chủ yếu. – Định rõ các mục đích và chuyển dịch các mục đích này thành các mục tiêu theo các cách thức mà chi phí, thời gian và các con số thực hiện có thể được đánh giá và quản lý. Tầm nhìn trả lời câu hỏi Chúng ta muốn trở thành như thế nào trong tương lai? – Hình ảnh, tiêu chuẩn, hình tượng độc đáo và lý tưởng trong tương lai, là những điều doanh nghiệp muốn đạt tới hoặc trở thành. – Thống nhất “tiếng nói” trong doanh nghiệp Định hướng chiến lược dài hạn và phương hướng quản lý. – Hãy coi nó như là Mục tiêu, hình ảnh mà bạn muốn trở thành, mục đích cuối cùng – tất cả những điều bạn muốn công việc của mình hướng tới. Giá trị cốt lõi trả lời câu hỏi Chúng ta tin vào điều gì và cách chúng ta ứng xử thế nào? – Là các nguyên tắc, nguyên lý định nghĩa được cách ứng xử và hành vi mong đợi nơi tất cả các thành viên trong tổ chức. – Cung cấp hướng dẫn đạo đức cho việc ra quyết định và ứng xử hàng ngày. Được gắn kết với tầm nhìn, sứ mệnh và văn hóa – Nên được mô tả bằng những từ chỉ hành vi sống động DN cần xác lập rõ các yếu tố này và xây dựng hoàn chỉnh các Tuyên bố Sứ mệnh và Tuyên bố Tầm nhìn, đồng thời liên tục thực hiện truyền thông tới toàn bộ đội ngũ bên trong và với khách hàng và thị trường bên ngoài. 2. Các mô hình phân tích, xây dựng chiến lược Việc phân tích và lựa chọn chiến lược có thể được phân tách thành 3 giai đoạn. Mỗi giai đoạn có thể sử dụng các ma trận, công cụ khác nhau. – Giai đoạn 1 – Thu thập thông tin Doanh nghiệp cần thu thập các yếu tố bên trong, bên ngoài. Để lượng hóa tốt hơn sự tác động của các yếu tố bên ngoài cũng như mức độ mạnh yếu của các yếu tố bên trong, nhà hoạch định chiến lược có thể sử dụng ma trận EFE và ma trận IFE để xác định rõ các điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và nguy cơ để từ đó lượng hóa sự tác động. Mặc dù vậy, việc lượng hóa vẫn dựa chủ yếu trên quan điểm cá nhân. – Giai đoạn 2 – Phân tích, hình thành chiến lược Nhà hoạch định chiến lược có thể kết hợp sử dụng nhiều công cụ, ma trận khác nhau nhằm xác định các nhóm chiến lược phù hợp nhất. Việc lựa chọn, hình thành chiến lược ở giai đoạn này được căn cứ chủ yếu vào kết quả của giai đoạn 1. Việc lượng hóa điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội nguy cơ ở giai đoạn 1 sẽ quyết định các nhóm chiến lược được lựa chọn ở giai đoạn này. Ở giai đoạn này có thể sử dụng các ma trận SWOT, ma trận BCG, ma trận McKinsey, Ma trận SPACE. – Giai đoạn 3 – Lựa chọn chiến lược Không phải tất cả chiến lược được hình thành đều được lựa chọn hoặc cùng lúc thực hiện bởi nguồn lực của doanh nghiệp có hạn. Nhà hoạch định chiến lược cần đưa ra thứ tự ưu tiên thực hiện chiến lược một cách phù hợp. Trong giai đoạn này, ma trận QSPM được sử dụng như một công cụ hữu hiệu và phổ biến. 3. Mô hình kinh doanh Đây là công cụ phổ biến và đa phần chúng ta đều biết mô hình kinh doanh bao gồm 9 thành tố chính, dưới đây là các câu hỏi gợi ý trong việc xác định các thành tố của một mô hình kinh doanh – Phân Khúc Sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp đang hướng tới giải quyết nhu cầu, vấn đề hoặc trực tiếp mang lại lợi ích cho nhóm đối tượng cụ thể nào? Đối tượng khách hàng mục tiêu của doanh nghiệp là ai? Ai sẽ là khách hàng quan trọng nhất? Xác định chân dung khách hàng điển hình với các đặc điểm cụ thể như khách hàng cá nhân hoặc doanh nghiệp/ tổ chức, giới tính, tuổi tác, công việc, thu nhập – Giải Pháp Giá Trị Sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp đang sẽ giải quyết nhu cầu, vấn đề gì của khách hàng mục tiêu? Đặc điểm về chất lượng, giá thành của sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp hướng tới cho khách hàng mục tiêu là gì? Doanh nghiệp dự kiến làm gì để thỏa mãn nhu cầu của khách hàng mục tiêu? Sản phẩm, dịch vụ cốt lõi của doanh nghiệp là gì? Có sự khác biệt về sản phẩm, dịch vụ mong muốn cung cấp cho các phân khúc khách hàng khác nhau không? – Đối Tác Các đối tác chính của doanh nghiệp là những ai? Các nhà cung cấp của doanh nghiệp là những ai? Các nguồn tài nguyên nào cần sự cung ứng từ bên ngoài? Các hoạt động này có thể được thực hiện bởi các bên khác không? – Kênh Phân Phối DN tiếp cận với khách hàng thông qua kênh truyền thông nào? DN sẽ sử dụng những kênh bán nào để cung cấp sản phẩm, dịch vụ? Dự kiến hình thức nào sẽ giúp tiếp cận khách hàng một cách hiệu quả nhất? Dự kiến hình thức nào sẽ tiết kiệm chi phí nhất? Làm thế nào để phù hợp với thói quen của khách hàng? – Quan Hệ Khách Hàng Doanh nghiệp cần phải làm gì để thu hút và giữ chân khách hàng? Phân tích hiệu quả – chi phí giữa các phương thức thiết lập và duy trì mối quan hệ với khách hàng mục tiêu. – Hoạt Động Chính Các hoạt động nào giúp doanh nghiệp hoàn thành các cam kết về giá trị định vị? Các hoạt động nào cần thực hiện để doanh nghiệp vận hành hệ thống kênh, thiếtlập và duy trì quan hệ với khách hàng, từ đó đem lại nguồn thu? – Nguồn Lực Chủ Chốt Doanh nghiệp cần các tài nguyên gì để thực hiện các cam kết về giá trị định vị? Các tài nguyên nào cần thiết để doanh nghiệp vận hành hệ thống kênh, thiết lập và duy trì quan hệ với khách hàng, từ đó đem lại nguồn thu cho doanh nghiệp? – Doanh Thu Khách hàng sẽ sẵn sàng chi tiền cho các giá trị, sản phẩm, dịch vụ nào của doanh nghiệp? Khách hàng sẽ chi trả cho doanh nghiệp dưới hình thức như thế nào? Xác định các nguồn doanh thu khác mà doanh nghiệp kỳ vọng được hưởng – Chi Phí Khoản chi phí chính của doanh nghiệp là gì? Các nguồn lực/ hoạt động nào dự kiến chiếm phần lớn nguồn lực tài chính của doanh nghiệp? 4. Mô hình chuỗi giá trị Đây là mô hình của Michael Porter đưa ra vào năm 1985. Theo ý kiến của Poter, có hai bước chính trong việc phân tích chuỗi giá trị, bao gồm – Xác định từng hoạt động riêng lẻ trong tổ chức; – Phân tích giá trị tăng thêm trong mỗi hoạt động và liên hệ nó với sức mạnh cạnh tranh của doanh nghiệp. Cụ thể các hoạt động chính bao gồm – Vận chuyển đầu vào Inbound Logistics gồm các công việc như tiếp nhận, dự trữ, phân phối và sử dụng nguyên vật liệu được sử dụng trong quá trình sản xuất tạo sản phẩm của doanh nghiệp. – Chế tạo Operations là bước chuyển hóa nguyên liệu thô ban đầu thành các sản phẩm cuối cùng. – Vận chuyển đầu ra Outbound Logistics là sau khi hoàn thành sản phẩm, các sản phẩm đó sẽ được phân phối cung ứng sản phẩm cuối cùng tới thị trường và tay người dùng. – Tiếp thị và bán hàng Marketing and Sales sử dụng các hình thức quảng cá hoặc các kênh truyền thông để thu hút khách hàng mua sản phẩm. Dịch vụ Service là các hoạt động nhằm mục đích duy trì và nâng cao hơn hiệu quả của sản phẩm sau khi được tung ra thị trường, cụ thể các dịch vụ đi kèm khi mua sản phẩm có thể nói ngay đến dịch vụ bảo dưỡng, bảo trì sản phẩm, cài đặt, lắp ráp, ưu đãi bảo hành, đổi trả, tư vấn sau sản phẩm… Các hoạt động phụ trong mô hình này gồm – Hoạt động mua hàng Procurement hay chính xác hơn là mua nguyên vật liệu, liên quan đến nguồn cung nguyên liệu, giá thành nguyên liệu, vận chuyển, chất lượng nguyên liệu, bên thứ ba cung cấp… – Công nghệ phát triển sử dụng trong quá trình sản xuất sản phẩm Technology development. Không chỉ trong quá trình sản xuất thành phẩm cho các sản phẩm, công nghệ còn có thể được ứng dụng trong hầu như các giai đoạn khác như nghiên cứu, thu thập thông tin về khách hàng, về tiềm năng sản phẩm phát triển trên thị trường, nhu cầu thị trường; hoặc trong quá trình thiết kế, xây dựng bao bì sản phẩm; trong quá trình tiếp thị và bán sản phẩm ra thị trường; trong quá trình cung cấp dịch vụ cho khách hàng,… – Quản lý nguồn nhân lực Human resource management hiện tại của doanh nghiệp, bao gồm các hoạt động liên quan đến nhân sự trong doanh nghiệp như tuyển dụng, các chế độ đãi ngộ nhân viên, hợp đồng làm việc, chế độ lương bổng, hoa hồng,… cũng như các chính sách dừng hợp đồng nếu nhân sự đó không đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp và công việc. – Cơ sở hạ tầng của doanh nghiệp Firm infrastructure sẽ liên quan đến kế hoạch tổ chức doanh nghiệp, tài chính, cơ sở tài sản của doanh nghiệp cũng như các cơ chế quản lý phù hợp. Từ mô hình chuỗi giá trị, DN có thể lựa chọn ưu thế cạnh tranh theo 2 hướng – Lợi ích về chi phí sau khi doanh nghiệp xác định được các hoạt động chính và hoạt động hỗ trợ thì nên xác định cả chi phí cho từng hoạt động đó. Đối với các hoạt động cần nhiều nguồn lực chi phí bao gồn giờ làm việc, mức lương, hiệu suất công việc… Các doanh nghiệp nên xác định mối liên hệ giữa các hoạt động, nếu chi phí giảm trong một lĩnh vực, chúng có thể được giảm ở các khoản khác. Các doanh nghiệp sau đó có thể xác định các cơ hội để giảm chi phí. – Lợi ích về sự khác biệt doanh nghiệp cần xác định các hoạt động tạo ra giá trị cao nhất cho khách hàng là ưu tiên hàng đầu bao gồm các chiến lược marketing liên quan, tìm hiểu biết về sản phẩm và hệ thống, trả lời điện thoại nhanh và đáp ứng kỳ vọng của khách hàng. Bước tiếp theo là đánh giá các chiến lược này để cải thiện giá trị. Tập trung vào dịch vụ khách hàng, tùy chọn để tùy chỉnh sản phẩm hoặc dịch vụ ngày càng tăng, cung cấp ưu đãi, và thêm các tính năng sản phẩm là một số trong những cách để cải thiện giá trị. Cuối cùng, các doanh nghiệp nên xác định sự khác biệt có thể được duy trì và tăng thêm nhiều giá trị nhất. 5. Mô hình bản đồ chiến lược Bản đồ Chiến lược là việc thể hiện những mục tiêu chiến lược của công ty lên sơ đồ một cách có hệ thống, để chúng ta có thể hiểu được, biết được mối liên hệ giữa các thành tố và nắm rõ điều gì quan trọng nhất. Bốn Khía cạnh hay còn gọi là bốn góc nhìn sẽ được bố trí thành bốn tầng a Tài chính Mục tiêu gia tăng giá trị cho công ty hoặc các cổ đông bằng hai chiến lược cơ bản – Chiến lược năng suất Mang tính ngắn hạn gồm cải thiện cơ cấu chi phí bằng cách giảm chi phí tiền mặt, hạn chế hao hụt và tăng số lượng thành phẩm. Một cách nữa là tăng độ hiệu dụng của tài sản, cùng tài sản và chi phí đó nhưng nâng cao được năng suất. – Chiến lược tăng trưởng Là chiến lược mang tính dài hạn hơn, nhằm mở rộng cơ cấu doanh thu và tăng cường giá trị khách hàng. b Khách hàng Công ty sẽ đạt được các mục tiêu như Khách hàng hài lòng, trung thành với sản phẩm, tăng thêm số lượng khách mua, tăng khả năng sinh lợi trên mỗi khách hàng, tăng thị phần, tăng tỷ lệ sử dụng sản phẩm. – Tổng giá thành tốt nhất Khách hàng hài lòng nhờ giá cả tốt và chất lượng vẫn đảm bảo. Đây chỉ là chiến lược ngắn hạn và không có lợi cho công ty về lâu dài. – Dẫn đầu về sản phẩm Khiến khách hàng hài lòng và không thể tìm giải pháp ở đối thủ nào khác. – Giải pháp toàn diện Không chỉ cung cấp một sản phẩm/dịch vụ riêng lẻ mà có thể cung cấp dịch vụ trọn gói nhằm giải quyết nhu cầu khách hàng một cách rốt ráo nhất. – Khóa chặt vào hệ thống Chiến lược thường được áp dụng với những công ty lớn và có sản phẩm có tầm ảnh hưởng. c Quy trình Thông qua các quy trình, công ty vận hành hướng đến các mục tiêu nâng cao năng suất, đem giá trị cho khách hàng và gia tăng doanh thu – Quản lý vận hành Là quy trình trực tiếp tạo ra và cung ứng các sản phẩm/dịch vụ. – Quản lý khách hàng Giúp làm tăng các giá trị khách hàng và phù hợp với các chiến lược khách hàng vừa nêu ở trên. – Đổi mới Tạo ra những sản phẩm/dịch vụ mới, phù hợp với chiến lược phát triển và có tính dài hạn. – Trách nhiệm xã hội Đây là những quy trình rất quan trọng trong thời đại ngày nay khi thể hiện trách nhiệm xã hội của công ty, đảm bảo an toàn và sức khỏe cho xã hội, đem giá trị đến cộng đồng. d Học tập và phát triển Năng lực của tổ chức, là nguồn tài sản vô hình quan trọng – Nhân lực thể hiện qua kỹ năng, kiến thức và thái độ của những thành viên của công ty. Đây chính là những con người trực tiếp vận hành các quy trình nội bộ theo các chiến lược đề ra. – Nguồn lực thông tin là những thông tin và hệ thống tổ chức những thông tin đó phục vụ cho vận hành doanh nghiệp. – Giá trị của tổ chức gồm lãnh đạo, văn hóa doanh nghiệp, sự hợp tác và gắn kết của nhân viên. Nguồn lực này thể hiện sự khả năng và sự sẵn sàng của tổ chức để thực hiện chiến lược 6. Mô hình tài chính Mô hình tài chính là bảng tổng hợp kết quả hoạt động của doanh nghiệp cùng với các yếu tố đầu vào và giả định cụ thể, nhằm giúp doanh nghiệp dự đoán kết quả hoạt động tài chính trong tương lai. Mô hình 3 báo cáo là mô hình cơ bản dựa trên việc xây dựng các khối, các khối cụ thể là 3 báo cáo tài chính báo cáo thu nhập, bảng cân đối kế toán và báo cáo dòng tiền. Một mô hình tài chính sẽ đưa ra các biểu diễn toán học dựa trên các biến đầu vào của mô hình. Các biến đầu vào là các yếu tố đầu vào hay các giả định về dòng tiền, kế hoạch đầu tư, kế hoạch vay vốn và trả nợ, kế hoạch khấu hao, mức độ hàng tồn kho, tỉ lệ lạm phát, lãi suất cho vay, tỉ giá… Các biến đầu vào này được sử dụng trong mô hình để tính toán ra các kết quả đầu ra, đồng thời để đánh giá mức độ tác động của chính nó lên các kết quả này. Điều này cho phép công ty thực hiện việc định lượng hay mô hình hóa về các quyết định của mình trong các chính sách và quyết định sắp được đưa ra; dự báo các nghĩa vụ và quyền lợi tài chính mà nó sẽ thực hiện; và đánh giá được các yêu cầu được đặt ra bởi các nhà đầu tư hoặc người cho vay của doanh nghiệp. 7. Mô hình xây dựng cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức là 1 thuật ngữ bao gồm Sơ đồ tổ chức; Mô tả công việc; Quy trình công việc; Ma trận phân quyền Có 8 bước để xây dựng cơ cấu tổ chức hiệu quả – B1 Xác định chiến lược cho tổ chức Chiến lược cty => Chiến lược đơn vị KD => Chiến lược chức năng nhân sự => Chiến lược vận hành – B2 Xác định tên phòng ban từ phân tích chuỗi giá trị và ma trận chức năng – B3 Lựa chọn sơ đồ tổ chức, đánh giá và xem xét các yếu tố Quy mô công ty; Công nghệ; Quan điểm quản trị; Năng lực đội ngũ; Giai đoạn thành lập; – B4 Xác định chức năng cho các bộ phận – B5 Thành lập ra ma trận phối hợp và ma trận phân quyền => xác định định hướng sơ đồ tổ chức từng bộ phận. – B6 Phân bổ các đầu việc xuống các vị trí để xác định chính xác các đầu việc cần phải làm của từng vị trí – B7 Hoàn thiện mô tả công việc cho từng vị trí – B8 Hoàn thiện quy trình cụ thể 8. Mô hình lãnh đạo POLC chỉ ra 4 chức năng cốt lõi của quản trị. Nó là viết tắt của 4 từ Planning Lập kế hoạch Organizing Tổ chức Leading Lãnh đạo Controlling Kiểm soát Planning – Lập kế hoạch là chức năng đầu tiên và đóng vai trò não bộ, quyết định toàn bộ quá trình về sau của mô hình lãnh đạo POLC. Nó bao gồm việc thiết lập các mục tiêu và xác định quá trình hành động để đạt được các mục tiêu đó. Organizing là chức năng liên quan đến việc phát triển một cấu trúc tổ chức và phân bổ nguồn nhân lực để đảm bảo hoàn thành các mục tiêu. Cấu trúc tổ chức thường được thể hiện bằng một sơ đồ. Có nhiều cách khác nhau để sắp xếp sơ đồ tổ chức sắp, theo bộ phận, phòng ban chức năng, theo sản phẩm, dự án, theo khu vực địa lý hoặc khách hàng. Leading – Vai trò này bao gồm việc chỉ đạo, tạo ảnh hưởng và thúc đẩy nhân viên. Các nhà lãnh đạo giỏi không chỉ dẫn dắt, tạo động lực tích cực, mà còn có khả năng truyền cảm hứng cho các cá nhân xung quanh, kể cả trong công việc hay đời sống. Controlling – Kiểm soát, được định nghĩa là quá trình đảm bảo rằng hiệu suất không đi chệch so với tiêu chuẩn. Về quá trình thực hiện, hoạt động kiểm soát bao gồm ba bước chính 1 Thiết lập các tiêu chuẩn hoạt động 2 So sánh hiệu suất thực tế với các tiêu chuẩn 3 Thực hiện hành động khắc phục nếu cần thiết Tổng kết Trên đây là danh sách các công cụ mà Hiếu đã tổng hợp và chia sẻ, tuy nhiên công cụ chỉ là công cụ, điều quan trọng để sử dụng thành công cần có tư duy và kỹ năng phù hợp của người sử dụng để công cụ đạt hiệu quả cao nhất. Bài, ảnh MỸ HOA ể phong trào tiết kiệm điện được lan tỏa sâu rộng vào cộng đồng, Công ty iện lực TP Cần Thơ đã phối hợp với các sở, ngành hữu quan và các hội, đoàn thể xây dựng kế hoạch vận động người dân và doanh nghiệp hưởng ứng tiết kiệm điện bằng những hành động thiết thực. Qua đó, không chỉ nâng cao hiệu quả tuyên truyền tiết kiệm điện trong cộng đồng, mà còn giúp ngành điện đảm nhiệm tốt yêu cầu cấp điện ổn định, phục vụ nhu cầu điện phát triển kinh tế – xã hội cho thành phố. Cán bộ, công nhân viên Điện lực Bình Thủy ra quân vận động người dân Cồn Sơn, phường Bùi Hữu Nghĩa hưởng ứng phong trào tiết kiệm điện của thành phố. Theo Công ty iện lực TP Cần Thơ, trong tháng 4 và tháng 5-2023, sản lượng tiêu thụ điện của toàn thành phố tăng cao và có một số ngày nắng nóng cao điểm, sản lượng tiêu thụ điện đã đạt đỉnh trên 9 triệu kWh/ngày, tăng 9,7% so với năm 2022. Và để hạn chế tình trạng ngừng giảm cung cấp điện, ảnh hưởng đến các hoạt động sản xuất kinh doanh và sinh hoạt của người dân, ngành điện luôn sẵn sàng tiếp nhận và xử lý các thông báo mất điện của khách hàng; bố trí tăng cường lực lượng ứng trực, chủ động phương tiện, vật tư, thiết bị dự phòng để kịp thời khắc phục sự cố. Cùng với đó, yêu cầu các điện lực quận, huyện tăng cường công tác quản lý kỹ thuật, đảm bảo vận hành hệ thống điện an toàn, ổn định. Cùng với công tác tăng cường kỷ luật vận hành hệ thống điện, Công ty iện lực TP Cần Thơ còn đẩy mạnh công tác tuyên truyền tiết kiệm điện bằng nhiều hình thức như tuyên truyền trên các phương tiện thông tin đại chúng, Website của Công ty; phát video clip, chạy chữ các khẩu hiệu tuyên truyền, vận động sử dụng điện tiết kiệm và hiệu quả tại phòng giao dịch khách hàng ở 9 điện lực quận, huyện; khuyến khích khách hàng sử dụng điện cài đặt App chăm sóc khách hàng CSKH EVNSPC của Tổng công ty iện lực miền Nam, tra cứu các dịch vụ điện trên Cổng dịch vụ công Quốc gia hay qua Zalo của ngành điện… để nắm bắt các thông tin, dịch vụ điện hiện có của ngành điện. Ông Huỳnh Hữu Kỳ, Phó Giám đốc Công ty iện lực TP Cần Thơ, cho biết Công ty đã và đang triển khai công tác phối hợp với các sở, ngành hữu quan và các hội, đoàn thể xây dựng kế hoạch, triển khai hoạt động tiết kiệm điện cụ thể đối với từng nhóm khách hàng. Theo đó, vận động các đơn vị hành chính sự nghiệp lập kế hoạch và triển khai thực hiện có hiệu quả công tác tiết kiệm điện tại đơn vị; vận động các đơn vị chiếu sáng công cộng thực hiện đồng bộ nhiều giải pháp cắt giảm công suất, nhưng vẫn đảm bảo thời gian chiếu sáng hợp lý vào ban đêm, nhất là đối với các hệ thống chiếu sáng đường phố, công viên, quảng trường… ối với các nhà hàng, khách sạn, cơ sở kinh doanh dịch vụ thương mại, tổ hợp văn phòng và tòa nhà chung cư nên cắt giảm ít nhất 50% công suất chiếu sáng quảng cáo trang trí ngoài trời từ 20 giờ đêm hằng ngày; kết hợp giảm nhu cầu sử dụng điện khi có thông báo của đơn vị điện lực địa phương trong trường hợp xảy ra thiếu điện. Cùng với đó, vận động các khách hàng sản xuất công nghiệp sử dụng đúng công suất và biểu đồ phụ tải đã đăng ký với đơn vị điện lực; kết hợp cắt giảm ít nhất 50% công suất hệ thống chiếu sáng hành lang, bãi giữ xe, khuôn viên không hoạt động nhiều tại các nhà xưởng, cơ sở sản xuất; đồng thời, dịch chuyển một phần các hoạt động sản xuất sau 22 giờ… Vận động các khách hàng có mức tiêu thụ điện lớn, trên 1 triệu kWh điện/năm tham gia chương trình điều chỉnh phụ tải điện tự nguyện DR và thực hiện việc giảm nhu cầu sử dụng điện khi có yêu cầu của điện lực địa phương; vận động các hộ sử dụng điện sinh hoạt hưởng ứng bằng các hành động cụ thể như không đặt nhiệt độ điều hòa dưới 26 độ C; tắt đèn và các thiết bị điện khi không cần thiết sử dụng; sử dụng các thiết bị điện có dán nhãn tiết kiệm năng lượng; không nên sử dụng đồng thời các thiết bị điện có công suất lớn… ể phong trào tiết kiệm điện tạo được hiệu ứng, lan tỏa sâu rộng vào cộng đồng, Công ty iện lực TP Cần Thơ cùng với Sở Công Thương và Hội Liên hiệp Phụ nữ TP Cần Thơ đã ký kết phối hợp thực hiện công tác tiết kiệm điện năm 2023. Bà Võ Kim Thoa, Chủ tịch Hội Liên hiệp Phụ nữ TP Cần Thơ, cho biết Thời gian qua, các cấp Hội Phụ nữ đã phối hợp với ngành điện triển khai có hiệu quả mô hình “Hộ gia đình tiết kiệm điện”; kết hợp tổ chức các hội thi “Phụ nữ Cần Thơ tiết kiệm điện”, hưởng ứng chiến dịch “Giờ Trái đất”… Các hoạt động này đã từng bước chuyển tải nhiều cách làm hay trong sử dụng điện tiết kiệm tới chị em hội viên các cấp. Qua đó, giúp chị em xây dựng thói quen cũng như biết cách sử dụng điện đúng lúc, đúng chỗ, đúng cách, đúng nhu cầu trong sinh hoạt hằng ngày để tiết kiệm chi phí tiền điện và góp phần bảo vệ môi trường sống. Theo bà Thoa, hướng tới Hội Liên hiệp Phụ nữ TP Cần Thơ sẽ tăng cường công tác phối hợp với ngành điện đẩy mạnh các hoạt động tuyên truyền, vận động cán bộ, hội viên các cấp Hội trên địa bàn thành phố tích cực phát huy vai trò tuyên truyền, kỹ năng vận động thành viên trong gia đình và cộng đồng xã hội cùng chung tay sử dụng điện an toàn, tiết kiệm và hiệu quả. Qua đó, góp phần đưa các chủ trương về tăng cường tiết kiệm điện cũng như phong trào tiết kiệm điện lan tỏa sâu rộng, thu hút người dân và doanh nghiệp hưởng ứng bằng những hành động thiết thực. Quản lý vận hành đóng vai trò quan trọng trong việc định hình, chuẩn hóa quy trình làm việc của tổ chức. Có hệ thống quản trị rõ ràng, nội bộ mới ổn định và cải tiến năng suất. Tuy nhiên đây là một quá trình đòi hỏi rất nhiều thời gian và chuyên môn của nhà quản trị. Để việc thiết kế hệ thống vận hành doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn, bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn cách xây dựng một quy trình hiệu quả. 1. Quản lý vận hành là gì? Quản lý vận hành chính là quá trình hoạch định, thiết kế, thực thi và kiểm soát mọi hoạt động của tổ chức nhằm đảm bảo các mục tiêu Sử dụng nguồn lực đúng cách và hiệu quả Xây dựng kế hoạch phù hợp với hệ thống cơ sở và tương lai ngắn hạn, trung hạn, dài hạn. Kiểm soát rủi ro dễ dàng, điều chỉnh kịp thời 2. 3 yếu tố quan trọng để quản trị vận hành hiệu quả cho doanh nghiệp SME Để hệ thống vận hành được diễn ra tối ưu, lãnh đạo cần thiết kế quy trình đảm bảo cân bằng được các yếu tố sau Xây dựng quy trình, chính sách vận hành chi tiết, cụ thể Để hệ thống tổ chức hoạt động một cách trơn tru, kế hoạch phải được hoạch định rõ ràng, đảm bảo sự liên kết chặt chẽ giữa các phòng ban Ứng dụng công nghệ vào vận hành Với sự phát triển như vũ bão, công nghệ bắt đầu len lỏi vào mọi ngóc ngách trong quy trình quản lý vận hành của doanh nghiệp, mang lại những thuận lợi cũng như thách thức thay đổi và thích ứng trong doanh nghiệp. Quản trị nhân sự hiệu quả Đây chính là nguồn lực không thể thiếu trong doanh nghiệp, đóng vai trò quan trọng trong việc quyết định thành công của hệ thống vận hành. Chính vì thế, nhà quản trị cần có tư duy và tầm nhìn tốt để phân bổ, sắp xếp nhân sự đúng chỗ, tạo điều kiện để họ phát huy tốt năng lực của mình. 3. 5 bước xây dựng quy trình vận hành cho doanh nghiệp Bước 1 Thiết kế quy trình vận hành Xác định mục tiêu công việcLập ra mục tiêu ngắn hạn, dài hạn cho tổ chức. Doanh nghiệp sẽ đạt được những hiệu quả gì sau từng quý, 1 năm, 5 năm… Áp dụng mô hình 5W1H để xác định các đầu việc– Why Lý do nhà quản trị xây dựng quy trình quản trị vận hành – What Nội dung công việc, các bước thực hiện là gì – Where Các công việc này sẽ triển khai ở đâu, tại phòng ban nào – When Khi nào triển khai kế hoạch, trong thời gian bao lâu và khi nào kết thúc – Who Ai phụ trách chính, ai là người thực hiện và ai là người kiểm duyệt cuối cùng – How Cách thức thực hiện công việc đó ra làm sao Áp dụng mô hình 5M để xác định nguồn lực hiệu quả – Man Cần bao nhiêu nhân sự thực hiện, họ có kỹ năng, kinh nghiệm, trình độ như thế nào để đáp ứng tốt nhu cầu công việc đó – Money Kinh phí chuẩn bị cho kế hoạch là bao nhiêu, khoản dự phòng nếu có chi phí phát sinh – Material Để kế hoạch được thực hiện cần có nguyên vật liệu, công cụ hỗ trợ là gì, hoặc nhà cung ứng là ai – Machine Máy móc, công nghệ nào sẽ phục vụ cho việc thực thi kế hoạch – Method Nhà quản trị sẽ áp dụng phương pháp gì để quy trình vận hành được thực hiện suôn sẻ và trơn tru nhất Bước 2 Mô hình hóa quy trình quản lý vận hành Nếu nhà quản trị muốn quy trình được diễn ra nhanh hơn thì cần xây dựng mô hình cho quy trình. Điều này nhằm đảm bảo các nhà quản lý cấp dưới, thậm chí là nhân viên khi nhìn vào sẽ cảm thấy dễ hiểu, có thể hình dung ngay ra các bước và nhiệm vụ của mình trong khâu vận hành. Ngoài ra, khi thiết kế được mô hình rõ ràng, doanh nghiệp sẽ hạn chế gặp phải các trục trặc hoặc lỗi không đáng xảy ra do sự chồng chéo, không liên kết chặt chẽ trong công việc của nhân viên và các bộ phận liên quan. Bước 3 Thực thi quy trình vận hành doanh nghiệp Đây là khâu vô cùng quan trọng quyết định kết quả của quy trình quản lý vận hành. Nhân viên phải không ngừng cập nhật tiến độ, lưu trữ dữ liệu giúp nhà quản trị kịp thời theo dõi tiến độ, đánh giá kết quả vận hành. Bước 4 Theo dõi và đánh giá quy trình Quá trình diễn ra không chỉ sau khi kết thúc quy trình mà ngay cả trong khi thực hiện quy trình vẫn phải theo dõi và đánh giá. Bởi quy trình vận hành theo sát doanh nghiệp trong suốt quá trình phát triển và mở doanh nghiệp có thể phát triển nhờ quy trình vận hành hiệu quả nhưng cũng có thể giậm chân tại chỗ khi quy trình bị lãng quên, không được bám sát theo dõi từ cấp lãnh đạo. Do đó, nhà quản trị phải không ngừng cập nhật tình hình, theo dõi và đánh giá quy trình có hiệu quả không, sai sót chỗ nào để có những hành động thực hiện bước tiếp theo tốt hơn. Đặc biệt, trong sự phát triển của công nghệ hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã tìm đến các nền tảng hỗ trợ quản trị giúp nhà quản trị vận hành quy trình một cách trơn tru. Bước 5 Điều chỉnh và tối ưu hóa quy trình Đây là bước không thể thiếu đối với một tổ chức muốn xây dựng hệ thống quản trị hiệu quả. Điều này phụ thuộc vào tư duy của nhà lãnh đạo nhưng lại bị ảnh hưởng bởi kết quả của người thực vì thế, cần có sự phối hợp và hiểu nhau giữa nhân viên và nhà quản trị để kết quả được thống nhất, giúp điều chỉnh quá trình, tối ưu kế hoạch diễn ra nhanh và hiệu quả như mong đợi. Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn hiểu hơn về 5 bước xây dựng quy trình quản lý vận hành cho doanh nghiệp. Hãy liên hệ ngay cho BEMO qua hotline 0865 994 039 hoặc email support để được tư vấn chi tiết nếu bạn muốn áp dụng giải pháp quản trị giúp tổ chức mình hoạt động hiệu quả.

vận hành doanh nghiệp